محفوظ ماندن متون از جمله وظايف مهم يك مجموعه بوده كه دپارتمان ترجمه دانشگاه علوم و تحقيقات توانسته اعتماد كاربران را در اين حوزه جلب نمايد . به علت اهمیت حفاظت از فایل های اصلی و فایل های ترجمه ، این مجموعه از نرم افزار های بایگانی حرفه ای برای نگهداری فایل های اصلی بهره گرفته است . سیستم های مورد استفاده به هيچ‌گونه شبکه ای خاص متصل نبوده و تنها مسئولان مربوطه امکان دسترسی به محتوای آنها را دارند . دپارتمان همچنين براي نگهداري فايل ها از رمزنگاري متون انگليسي و فارسي استفاده مي‌كند.
لازم به ذكر است ، تحويل و ارسال پروژه هاي ترجمه و ويرايش از طريق ايميل صورت مي‌گيرد كه خود سبب حفظ امنيت ترجمه شده است .